Hösten 2020 – viktiga juridiska frågor i pandemins fotspår

Våren 2020 präglades av coronaviruset och dess konsekvenser för samhället och ekonomin. Nu är sommaren här och det är dags att blicka framåt mot hösten som kommer. I denna artikel diskuterar vi några av de frågor som vi tror att företag och andra verksamheter kan komma att ställas inför under hösten.

Övergripande trender – social distansering och digitalisering

Inledningsvis måste två övergripande trender lyftas som sannolikt kommer att påverka företag även under hösten – social distansering och digitalisering. Social distansering har påverkat företag på flera sätt. Anställda har tvingats arbeta hemifrån, fysiska möten har inte kunnat genomföras, och butiker och restauranger har haft färre besökare. Detta har bland annat lett till inkomstbortfall och behov av att anpassa arbetsprocesser. Som en följd därav har digitaliseringsarbetet påskyndats hos många företag, bland annat i form av automatisering av processer, ökad användning av digitala kommunikationsmedel och ökad e-handel.

Arbete hemifrån

Coronapandemin har visat att det i många fall går lika bra, eller till och med bättre, för anställda att arbeta hemifrån som på kontoret. Anställda kan därför komma att ställa högre krav på att få arbeta hemifrån. För företag kan detta även vara relevant för att möjliggöra besparingar på hyreskostnader. Om en andra våg av coronaviruset kommer till hösten är arbete hemifrån dessutom en bra lösning för företag som vill undvika att säga upp personal.

Om arbetsgivare ber anställda att arbeta hemifrån måste arbetsgivaren bland annat ge de anställda förutsättningar för att utföra sina arbetsuppgifter hemifrån, vilket kan omfatta en skyldighet för arbetsgivaren att tillhandahålla de anställda arbetsutrustning som till exempel dator, skrivbord, stol och belysning. Arbetsgivaren har även ett fortsatt arbetsmiljöansvar när anställda arbetar hemifrån. Hur långt arbetsgivaren behöver gå när det gäller anpassning och vilka åtgärder som behöver vidtas när en anställd jobbar hemifrån beror på hur ofta, hur länge och i vilken omfattning arbetet utförs. Givetvis beror det också på hur arbetstagarens hemarbetsplats redan ser ut. Om omfattningen av hemarbetet blir stort bör arbetsgivaren och den anställda teckna en överenskommelse om vilka villkor som ska gälla för hemarbetet. Det kan även vara relevant för arbetsgivaren att ta fram en policy avseende hemarbete.

Företrädesrätt till återanställning

Om coronakrisen avtar under hösten kan det bli aktuellt för många företag att anställa personal för att öka produktionskapaciteten. Företag bör i sådant fall vara medvetna om att arbetstagare som företaget tidigare sagt upp på grund av arbetsbrist under vissa förutsättningar har företrädesrätt till återanställning i den verksamhet de tidigare arbetat. En förutsättning för företrädesrätt är att arbetstagaren har varit anställd hos arbetsgivaren sammanlagt mer än tolv månader under de senaste tre åren. Arbetsgivaren ska i uppsägningsbeskedet ange om arbetstagaren har företrädesrätt eller inte. Ytterligare förutsättningar för företrädesrätt är att arbetstagaren har anmält anspråk på företrädesrätt till arbetsgivaren (om uppgift om sådan anmälan angivits i uppsägningsbeskedet) samt att arbetstagaren har tillräckliga kvalifikationer för den nya anställningen. Företrädesrätten gäller under uppsägningstiden och under nio månader efter anställningens upphörande.

Digital förvaltning av bolag

Det finns inga hinder mot att styrelsesammanträden sker digitalt eller på distans. Aktiebolagslagen innehåller inga bestämmelser om att styrelseledamöter måste vara fysiskt närvarande vi styrelsemöten. Däremot kvarstår kraven på att styrelseledamöterna måste få allt beslutsunderlag inför mötet. En risk med att hålla digitala styrelsemöten är att frågor inte avhandlas lika noggrant vid ett digitalt styrelsemöte som de hade gjorts om styrelseledamöterna var fysiskt närvarande samt att frågor inte lyfts spontant i samma utsträckning. Om ett styrelsemöte hålls digitalt måste detta anges i protokollet.

Mötesprotokoll och annan bolagsformalia kan skrivas under med elektronisk signatur, med vissa undantag. Ändringsanmälningar till Bolagsverket, t ex ändring av styrelsesammansättning, kan skickas in fysiskt med signatur i original eller genomföras med elektronisk signatur via verksamt.se. Samtliga tjänster finns dock inte tillgängliga digitalt på verksamt.se, varför ett fysiskt original kan behöva undertecknas. Vid användning av elektronisk signatur kan problem uppstå om det rör sig om en utländsk befattningshavare som saknar svenskt BankID eller ett BankID som är kopplat till eIDAS samarbetet (per idag är Estland, Italien, Kroatien, Luxemburg, Spanien och Tyskland anslutna till eIDAS). Saknar den aktuella befattningshavaren giltigt BankID finns risk att Bolagsverket inte godtar den elektroniska signaturen.

Informationssäkerhet och riskhantering är viktiga led i god förvaltning av bolag. Nasdaqs vägledning för intern styrning och kontroll i noterade bolag är högst relevant i sammanhanget. Den innehåller en kravbild för att bolag som är noterade ska ha en god intern styrning och kontroll. Vägledningen ställer bl.a. krav på att det ska finnas interna styrdokument för IT- och informationssäkerhet. Med anledning av den ökade digitaliseringen bör alla bolag ha dokumenterade och beslutade riskhanteringsprocesser och beslutsvägar för IT-säkerhet.

E-handel

Covid-19 har påskyndat förflyttningen från fysiska butiker till e-handel. Vid tillhandahållande av e-handel ställs det krav på att tillhandahålla viss information och det är viktigt att företag säkerställer att de obligatoriska informationskraven uppfylls innan de startar sin e-handel. Vilken information och hur informationen måste tillhandahållas varierar beroende på omständigheterna i det specifika fallet. Exempelvis om e-handeln vänder sig till konsumenter måste konsumenterna tillhandahållas information om dess eventuella ångerrätt. Om företaget inte informerar om ångerrätten på ett korrekt sätt kan konsumenterna ha rätt till ett års ångerrätt. Sedan 1 maj 2020 ställs dessutom krav på e-handelsföretag att tillhandahålla konsumenter med ångerrätt med ett standardiserat ångerrättsformulär, och inte bara informera om att ett sådant formulär finns, såsom varit fallet tidigare.

Immateriella rättigheter, företagshemligheter och know-how

Covid-19 har för många inneburit distansarbete och att gränsen för arbete och fritid suddats ut. Detta innebär ökade risker att immateriella rättigheter, know-how och företagshemligheter hamnar i orätta händer eller inte tillfaller arbets- eller uppdragstagaren. För att minska riskerna bör företag bland annat se över sina anställnings- och uppdragsavtal för att säkerställa att värdefull kunskap och känslig information inte hamnar i orätta händer och att eventuella rättigheter som är tänkt att tillfalla företaget verkligen gör det. Företag bör vidare se till att ha en uppdaterad policy utformad med hänsyn till rådande omständigheter avseende hur anställda och uppdragstagare ska hantera och får dela sin kunskap och information, samt att policyn kommuniceras och finns tillgänglig för alla anställda och uppdragstagare att läsa. I policyn kan det exempelvis vara relevant att klargöra hur anställda och uppdragstagare får, utanför jobbets regi, skriva ut information hos företag som erbjuder sådana tjänster och skicka post. Företag bör även säkerställa att det finns rutiner avseende detta vid anställnings- eller uppdrags upphörande.

Dataskydd och IT-säkerhet

När verksamheten digitaliseras är det viktigt att skyddet för personuppgifter, annan data, immateriella rättigheter och konfidentiell information inte försämras. Detta gäller bland annat då företag lägger upp data i molnet eller då arbetstagare arbetar hemifrån. För att säkerställa att data skyddas i molnet bör företag granska avtalsvillkoren med molntjänstleverantören för att se vilka åtgärder molntjänstleverantören åtar sig att vidta samt vilket ansvar molntjänstleverantören har om det sker ett dataintrång eller en IT-incident. För att minska riskerna i samband med att anställda arbetar hemifrån bör företag bland annat se till att ha uppdaterade IT-policys och policys avseende arbete hemifrån, samt att dessa policys kommuniceras och finns tillgängliga för de anställda att läsa.

Molntjänster

Det finns flera skäl att byta till molntjänster från traditionella IT-drifttjänster och mjukvarulicenser. Bland annat kan det bli billigare, enklare att skala upp eller ner tjänster och tjänsterna hålls ständigt uppdaterade. Molntjänstleverantörernas standardvillkor är dock ofta inte särskilt förmånliga för dess kunder. De företag som ämnar köpa molntjänster bör bland annat se upp för följande villkor:

• molntjänstleverantörens möjligheter att ensidigt säga upp avtalet eller tillfälligt stänga av kundens tillgång till molntjänsterna,
• vem som äger rättigheterna till data och immateriella rättigheter som lagras i molnet samt om kunden kan hämta data som lagrats i molnet efter att tjänsterna upphört,
• om molntjänstleverantören är bunden av ett sekretessåtagande samt om molntjänstleverantören har en rätt att lämna ut uppgifter till myndigheter,
• att villkoren innehåller rimlig ansvarsreglering,
• servicenivåer och konsekvenser vid molntjänstleverantörens avtalsbrott.

Det är även viktigt för företag som köper in molntjänster att företagets IT-säkerhet inte försämras genom användning av molntjänster.

Omförhandling av avtal

Till följd av coronapandemin har det blivit svårt för många företag att uppfylla sina förpliktelser i avtal. I andra fall kan förutsättningarna som låg till grund för avtalets ingående ha ändrats till den grad att avtalet inte längre är lönsamt för någon av parterna. I sådana fall kan det vara aktuellt att omförhandla avtal för att inte förlora en värdefull samarbetspartner eller för att undvika tvister som kan vara svåra att vinna, tidskrävande och kostsamma.

Tvist

Om ett företag vållats skada genom en parts avtalsbrott eller om ett företag kräver att den andra parten ska fullgöra sina skyldigheter enligt ett avtal kan det bli aktuellt att driva en tvist i domstol. Sveriges domstolar sköt vid coronapendemins utbrott initialt upp alla mål som inte bedömdes som brådskande (t.ex. vissa familjerättsliga mål och brottmål där den misstänkte är häktad). Sedan dess har en positiv trend observerats, med färre uppskjutna mål. Alla domstolar i Sverige är utrustade med teknik för videokonferenser, vilket innebär att domstolsförhandlingar kan föras digitalt. Under coronapandemin har domstolarna i större utsträckning använt videokonferensteknik än tidigare. Användningen av sådan teknik har mer än dubblerats jämfört med 2019.

Life science

Under coronapandemin har många företag satsat resurser på forskning och utveckling för att kunna ta fram läkemedel och vaccin mot coronaviruset samt genom att göra tester tillgängliga för allmänheten. Viktigt att tänka på är att de regulatoriska kraven för läkemedel och medicintekniska produkter inte sätts ur spel på grund av coronaviruset. Läkemedel och medicintekniska produkter måste fortfarande uppfylla de höga krav som ställs i respektive regelverk för att produkterna ska kunna släppas ut på marknaden och för läkemedel, vilket innefattar vacciner, krävs alltid ett s k markandsföringstillstånd innan en produkt tillåts säljas. Läkemedelsverket har t ex förbjudit ett flertal självtester för Covid-19 som inte uppfyller kraven i regelverket.

Det kan dock nämnas att Arbetsmiljöverket har möjlighet att utfärda tillfälliga tillstånd för distribution av viss personlig skyddsutrustning som inte är CE-märkt. Personlig skyddsutrustningen som omfattas av ett tillfälligt tillstånd får inte tillhandahållas efter den 31 december 2020.

Det är även viktigt att tänka på hur marknadsföring av läkemedel utformas för att undvika att marknadsföringen anses vara vilseledande och därmed otillåten. Det ställs hårda krav vid marknadsföring av läkemedel och receptbelagda läkemedel får som utgångspunkt inte marknadsföras mot konsumenter. Konsumentverket liksom Läkemedelsverket har vidtagit åtgärder med anledning av Covid-19 relaterad marknadsföring av läkemedel.

Flera kosttillskott och andra livsmedel har även påståtts bota eller förebygga Covid-19. Att hävda att ett livsmedel förebygger, botar eller behandlar en sjukdom är olagligt. Medicinska påståenden får enbart göras när det gäller läkemedel. Det är inte heller tillåtet att göra hälsopåståenden om ett livsmedel förrän det genomgått en noggrann vetenskaplig granskning på EU-nivå och blivit godkänt. I många fall bryter alltså företagen mot lagen genom sitt sätt att beskriva produkterna. Livsmedelsverket arbetar aktivt för att få stopp på den här typen av vilseledande information, i samarbete med kommunernas livsmedelsinspektörer, Läkemedelsverket och Konsumentverket.

Som ett resultat av krisen beslutade EU att tillämpningsdatumet för EU:s nya medicintekniska förordning (MDR) skulle skjutas upp ett år. Under hösten 2020 kommer det vara viktigt för medicintekniska bolag att säkerställa att verksamheten uppfyller de krav som ställs i MDR inför det nya tillämpningsdatumet den 26 maj 2021.

Europeiska Kommissionens tillfälliga regelverk för statsstöd, som kommer att vara tillämpligt hela 2020, tillåter bland annat stöd för corona- och annan virusrelaterad forskning och utveckling, stöd för byggande och uppskalning av testanläggningar samt stöd till produktion av produkter som är relevanta för att hantera coronautbrottet. Även de ordinarie statsstödsreglerna innehåller bestämmelser om stöd till forskning och utveckling. Det kan vara viktigt att vara informerad om de möjligheter som finns för att ge eller motta statligt stöd.