Delphi insights: Uppföljning av upphandlade avtal – varför är det viktigt och vad ska man tänka på?

I februari 2023 publicerade Konkurrensverket rapporten ”Avtalsuppföljning inom offentlig upphandling – säkerställer konkurrens och avtalad kvalitet till avtalat pris”. Rapporten visar att det finns stora brister i upphandlande organisationers avtalsuppföljning. Några månader senare skrev Upphandlingsmyndigheten i sitt nyhetsbrev att ”Uppföljningen av miljökrav måste bli bättre”. Budskapet är inte nytt. Redan 2013 underströk Konkurrensverket vikten av avtalsuppföljning i sin rapport ”Osund konkurrens i offentlig upphandling”. Vad kan då vara anledningen till att avtalsuppföljning fortfarande brister inom offentlig upphandling?

Enligt Konkurrensverkets rapport beror bristerna främst på upphandlande myndigheters bristande resurser, organisation och rutiner. Kommuner framför exempelvis otillräckliga digitala system som ett hinder för utformning av fungerande avtalsuppföljningsrutiner. Arbete med rutiner har på senare tid fått mer uppmärksamhet och hos flera kommuner pågår arbete med att stärka avtalsuppföljningen.

Varför är avtalsuppföljning viktig?

En fungerande avtalsuppföljning bidrar till kostnadsbesparingar genom att säkerställa att varor och tjänster levereras till rätt pris och kvalitet. Uppföljning möjliggör kontroll av att leverantörerna levererar som utlovat och ger den upphandlande organisationen möjlighet att agera vid brister eller avvikelser. Ett aktivt beivrande av avtalsbrott ger preventiva effekter, främjar avtalstrohet, ökar förtroendet för de offentliga organisationerna och ökar leverantörernas vilja att delta i offentliga upphandlingar. Ett ökat deltagande i offentliga upphandlingar främjar konkurrensen och skapar bättre affärer, vilket gynnar den upphandlande myndigheten men också samhällsekonomin. Därutöver ger en effektiv avtalsuppföljning möjlighet att dra lärdomar från tidigare upphandlingar inför kommande upphandlingar och att på så sätt förbättra inköpsprocessen.

En bristande avtalsuppföljning riskerar att leda till att avtalet tillämpas i strid med sin ordalydelse, vilket kan vara fördyrande, strida mot upphandlingsrätten och/eller kommunalrätten, skapa badwill och, ytterst, leda till sanktioner (upphandlingsskadeavgift, ogiltighetsförklaring av avtal, skadestånd, m.m.). Att genomföra en effektiv avtalsuppföljning är därför viktigt för att säkerställa en rättssäker och kostnadseffektiv offentlig upphandling.

Hur kan avtalsuppföljning förbättras?

Nedan har vi sammanställt några praktiska tips som kan underlätta avtalsuppföljningen (tipsen kommer delvis från Konkurrensverkets rapport från februari 2023, delvis från vår erfarenhet av vårt arbete med offentliga upphandlingar).

• Fundera på avtalsuppföljningen redan vid den inledande behovsinventeringen och under hela upphandlingsprocessen.
• Säkerställ att de krav som ställs i upphandlingen går att följa upp. Utforma kraven och avtalet parallellt, och säkerställ att avtalet fastställer en struktur och rutiner för en ändamålsenlig uppföljning av de krav som är avsedda att gälla under hela avtalstiden.
• För att avgöra vad en ändamålsenlig uppföljning är för varje avtal, upprätta en prioriteringslista (exempelvis högst prioriterade verksamhetskritiska avtal/avtal med stora volymer, mellanprioriterade avtal och mindre prioriterade avtal) och anpassa uppföljningens sätt och frekvens utifrån avtalens prioritetsnivå.
• Överväg att dela upp uppföljningen i systemnivå (strategisk måluppfyllelse) respektive leverantörsnivå (uppföljning av vad som reglerats i avtalet och hur leverantören uppfyller kraven).
• Säkerställ att avtalet innehåller olika nivåer av sanktionsmöjligheter för att hantera olika typer av brister och avvikelser.
• Dokumentera eventuella avvikelser för att förbättra kommande avtalsuppföljningar och upphandlingar.
• Tillämpa avtalets sanktioner – detta främjar en sund konkurrens, skapar bättre avtalstrohet och upphandlingar framöver, samt minskar risken för rättsliga processer.
• Överväg att utesluta leverantörer som begår allvarliga avtalsbrott från att delta i nya upphandlingar.
• Säkerställ att varje roll och funktion inom organisationen har erforderlig kompetens, tydliga ansvarsområden och tillgång till olika former av systemstöd för att effektivisera arbetet.
• Använd elektroniska system (såsom affärs- och ekonomisystem, upphandlingssystem, avtalsdatabaser och verktyg för enkäter och statistik) som stöd för arbetet med avtalsuppföljning.
• Samverka med andra upphandlande organisationer och för en kontinuerlig dialog med leverantörer i syfte att förbättra avtalsuppföljningen.

Slutsatser

Sammantaget kan en effektiv avtalsuppföljning skapa ekonomiska fördelar på såväl kort som lång sikt för varje berörd upphandlande organisation men också för hela samhällsekonomin. För att förbättra avtalsuppföljningen behövs resurser, rutiner och ett systematiskt tillvägagångssätt. Det är viktigt att ha avtalsuppföljning i åtanke genom hela upphandlingsprocessen och inte minst vid framtagandet av kraven i upphandlingen och av det upphandlade avtalet. Kraven och avtalet bör tas fram parallellt för att säkerställa att avtalet möjliggör en uppföljning av kraven. Avtalet bör sätta ramen för uppföljningen (uppföljningssätt, frekvens, m.m.) och innehålla sanktionsmöjligheter som står i proportion till olika typer av avtalsbrott. Avtalet måste också tillämpas korrekt, inklusive sanktionerna. Eventuella avvikelser bör följas upp och dokumenteras så att upphandlingens resultat (inklusive mätbara resultat, eventuella avvikelser, viten, m.m.) ska kunna användas inför kommande inköpsprocesser. På så sätt kan varje offentlig upphandling bidra till att öka kvaliteten hos nästa upphandling, vilket sammantaget kan bidra till en ökad samhällsnytta.